Pour différentes raisons, une entreprise peut fermer définitivement ses portes et cesser toute activité professionnelle. Il est alors question de liquidation ou de dissolution de l’entreprise. Cette liquidation peut être judiciaire comme elle peut être à l’amiable, c’est-à-dire convenue entre les associés. Pour tout dire, il y a beaucoup de procédures à suivre pour arriver au terme de cette liquidation. L’une des choses dont il faut s’occuper, c’est de remplir une déclaration de radiation afin d’obtenir le Kbis de radiation.

La déclaration de radiation

Les sociétés commerciales sont enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés. C’est le processus normal et légal. On parle ici de toutes les catégories de sociétés commerciales, SA, SAS, SARL, SASU, EURL, SNC, etc. L’enregistrement au Registre du Commerce et des Sociétés veut dire qu’à partir de cette date, une entreprise existe aux yeux de la loi et peut débuter officiellement ses activités. Cette procédure est obligatoire, autrement, une entreprise n’a pas le droit d’exercer une quelconque activité et tout ce qu’elle pourrait faire n’a aucune valeur légale. Mais si une liquidation ou une dissolution doit être faite, il faut que l’entreprise concernée refasse la même procédure. Cette fois, elle effectue cette démarche pour déclarer officiellement la fin de ses activités et sa disparition. Elle doit donc demander sa radiation auprès du Registre du Commerce et des Sociétés.

Pour cela, il faut remplir une déclaration de radiation. Aussi appelée M4, cette déclaration est aussi connue sous le nom de CERFA 11685. Le nom complet de ce formulaire est « Déclaration de radiation d’une personne morale ». On le trouve sur le site d’infogreffe. On peut aussi le télécharger sur d’autres sites agréés. Le formulaire M4 de 3 pages a trois destinataires, le premier le greffe du tribunal de commerce, le deuxième, le Centre des formalités des entreprises et le dernier, le Service des impôts des entreprises. Il n’y a qu’une seule page à remplir sur les 3 qui se présentent, car le reste se remplit automatiquement.

Cadres 1 à 3 du formulaire de déclaration de radiation

Concrètement, de quelles manières compléter correctement le formulaire de déclaration de radiation ? Sur ce M4, il y a 8 cadres à remplir soigneusement. Dans le cadre 1, il faut mentionner toutes les caractéristiques de l’entreprise sous le coup de la dissolution. Il s’agit donc d’un rappel d’identification dans lequel il faut notamment préciser les points suivants : la forme juridique de l’entreprise SAS, SA, SASU, EURL, etc., puis sont numéro SIREN à 9 chiffres, l’adresse complète du siège social de l’entreprise et le Registre du Commerce et des Sociétés compétent.

Les cadres 2, 2 bis et 3 sont consacrés à différentes informations. Par exemple, dans le cadre 2, il faut mentionner la date exacte de cessation définitive des activités de l’entreprise. Cette date doit être la même que celle qui est inscrite dans le procès-verbal de la dernière assemblée générale (s’il y a plusieurs associés) ou la date décidée par l’associé unique. Dans le cadre 2 bis, commencer par cocher la case « Clôture de la liquidation » et mettre la date inscrite sur le procès-verbal des opérations de liquidation. Cocher la case « Oui » dans le cadre 3 (« présence des salariés ») si l’entreprise a encore des salariés le jour de la demande de radiation.

Cadres 4 à 8 du formulaire M4

Différentes déclarations sont à faire dans les cadres suivants.

Le cadre 4 n’est à remplir que si l’entreprise possède des filiales ou d’autres établissements à fermer en même temps que le siège social. Dans ce cas, il suffit de mentionner les adresses complètes de ces autres établissements et d’autres informations les concernant, en particulier les raisons de leur fermeture. Que ce soit pour motif de vente, de suppression ou autre, il faut absolument les indiquer.

Le cadre 5, lui, s’adresse uniquement aux dirigeants affiliés au régime des travailleurs non salariés ou TNS. Ce qui veut dire que seuls les associés de SNC, les gérants majoritaires de SARL et les gérants associés uniques d’EURL sont concernés par ce cadre. Dans les cases correspondantes, il faut préciser les noms et prénoms, la date et le lieu de naissance de chacun. Il ne faut pas également oublier le numéro de sécurité sociale.

Le cadre 6 reçoit les renseignements ou remarques qu’une société juge utile de porter à la connaissance du greffe du tribunal de commerce.

Le cadre 7 quant à lui est l’emplacement où il faut indiquer l’adresse où la société souhaite qu’on lui envoie le courrier du greffe. On appelle cela l’adresse de correspondance qui peut être l’adresse personnelle d’un des associés ou une boîte postale, une adresse e-mail d’un dirigeant ou autre.

Le cadre 8 est celui où il faut inscrire l’identité du signataire en précisant sa qualité, mandataire, représentant légal de la société ou autre. Il ne faut pas oublier de préciser ses coordonnées personnelles, adresse ou numéro de téléphone. Enfin, il faut dater et signer le formulaire M4.

Le Kbis de radiation

Une fois que la déclaration de radiation est faite, il est possible de demander le Kbis de radiation. Mais quelle est l’utilité de ce document ? Pourquoi en faire la demande ?

Le Kbis de radiation est un document qui prouve la fermeture définitive d’une entreprise, c’est ce qui atteste officiellement sa disparition. En effet, si l’extrait Kbis (qu’il est possible de commander sur www.kbis.net) a pour fonction de prouver l’existence légale d’une entreprise et est délivré par le greffe du tribunal compétent, le Kbis de radiation quant à lui prouve la fin d’une entreprise et est aussi délivré par le greffe du tribunal de commerce compétent. Le Kbis de radiation est la preuve qu’une société est définitivement radiée du Registre du Commerce et des Sociétés. En fait, ce document ressemble un peu à l’extrait Kbis dans son contenu sauf qu’il y a une mention supplémentaire parlant de la radiation d’une entreprise.

Bien que ce document n’ait plus de valeur réelle pour une entreprise puisqu’elle n’est plus, il peut servir à diverses fins administratives, personnelles, bancaires et autres.

Le Kbis de radiation est notamment essentiel pour éviter que les administrations ne continuent de réclamer des frais à une entreprise alors même que celle-ci n’existe plus. Oui, cela peut arriver, alors ne tardez pas à effectuer toutes les démarches pouvant vous permettre de demander un Kbis de radiation.

Lorsque vous avez ouvert un compte bancaire pour l’entreprise, la banque vous a certainement demandé de présenter un extrait Kbis pour prouver que la société existe bel et bien aux yeux de la loi. Lorsque vous devez fermer ce compte bancaire de l’entreprise, la banque veut que vous présentiez un document prouvant la dissolution de la société. C’est là que vous avez besoin du Kbis de radiation. Il vous sert de justificatif. Pour rappel, la fermeture du compte bancaire de la société n’est possible qu’une fois que le solde du ou des comptes est nul et que le partage des capitaux propres ait été effectué.

Le Kbis de radiation peut également servir aux associés et dirigeants de l’entreprise. En effet, si ces gros bonnets de l’entreprise veulent demander une indemnité au titre de l’assurance chômage, ils ont besoin de présenter un Kbis de radiation. Grâce à ce document, les associés et dirigeants de la société peuvent retrouver la totalité de leurs droits.

Obtenir le Kbis de radiation

Le Kbis de radiation constitue une preuve d’absence de revenus pour les associés qui peuvent retrouver leurs droits. Comme l’extrait Kbis qui contient toutes les informations relatives à une société, le Kbis de radiation est aussi une source d’informations pour toute personne souhaitant en avoir sur ladite société. Il ne faut pas oublier que, comme pour l’extrait Kbis, le Kbis de radiation peut être demandé par n’importe qui souhaitant avoir des informations sur une entreprise. Des concurrents, l’administration ou des partenaires peuvent désirer connaître les motifs de la liquidation d’une société qui a fermé ses portes ou en savoir un peu plus sur son historique durant ses années d’activités. Pour obtenir le Kbis de radiation, il faut que la dissolution ait été faite selon les règles, ce qui implique que la société ait remboursé ses dettes, écoulé son stock, encaissé ses créances, etc. D’autres démarches devraient être accomplies auparavant, dont la délibération des associés, la rédaction d’une annonce de dissolution, le remplissage du formulaire M2-dissolution et du fameux formulaire M4 (la déclaration de radiation). Il faut aussi envoyer une demande de radiation au greffe du tribunal de commerce territorialement compétent. En définitive, c’est à celui-ci que revient la responsabilité de procéder à la radiation officielle d’une entreprise. L’annonce dans le BODACC incombe également au greffe du tribunal de commerce. Une fois que cette annonce paraît, une entreprise disparaît pour de bon. Il y a deux moyens d’obtenir le Kbis de radiation : par l’intermédiaire du mandataire chargé de la liquidation ou en ligne.